Guía para crear encuestas que cumplan con GDPR

El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) no está muy lejos y supondrá una gran carga para las organizaciones para proteger los datos. Si usa encuestas en línea para recopilar cualquier tipo de información personal, debe saber cómo crear encuestas que cumplan con GDPR. ¡Esta guía le mostrará cómo hacerlo en unos sencillos pasos!

Es muy fácil registrarse y comenzar a recopilar datos, sin embargo, con el cambio en la legislación que tendrá lugar el 25 de mayo, debe saber si las encuestas que envía son compatibles con GDPR. Esta garantía les dará a los encuestados la tranquilidad de tener un mayor control sobre cómo se utilizan sus datos personales.

Si su encuesta solicita algún tipo de información personal, debe obtener el consentimiento explícito del encuestado. Esto se puede hacer fácilmente insertando una pregunta al comienzo de la encuesta que explique el tipo de datos que va a recopilar y para qué se utilizarán. Si los encuestados están contentos de proporcionar la información, pueden continuar participando en su encuesta. Si no dan su consentimiento, se pueden enviar fácilmente al final del cuestionario donde puede agradecerles por su tiempo.

Hay una ola de información que inunda internet sobre el cumplimiento de GDPR; sin embargo, obtengamos granularidad y respondamos algunas de las preguntas más frecuentes sobre encuestas compatibles con GDPR.

Cómo crear encuestas compatibles con GDPR

Al crear una nueva encuesta, lo primero que debe considerar es hacerla compatible con GDPR. Con una pregunta simple al comienzo de la encuesta, puede asegurarse de que sus encuestados opten por completar su encuesta. Tenga en cuenta que el consentimiento debe darse libremente, debe ser afirmativo y debe dar a los encuestados la capacidad de retirar el consentimiento.

Pasos para crear una encuesta

1. Regístrese con un procesador de datos que cumpla con la nueva legislación GDPR. Lea nuestra lista de comprobación en  8 formas en que SmartSurvey puede ayudarlo a cumplir con GDPR al recopilar datos.

2. Una vez que se haya registrado, inicie sesión en su cuenta.

3. Cree una nueva encuesta: la creación de cualquier tipo de encuesta es simple, nuestra guía de ayuda fácil de seguir en nuestra Base de conocimientos lo lleva por el proceso de creación de una encuesta paso a paso .

4. Cuando llegue a la etapa de diseño de la encuesta para comenzar a configurar sus preguntas, debe implementar el primer paso para asegurarse de que su encuesta cumpla con GDPR.

5. En la primera pregunta, agregue sus propias instrucciones específicas en el cuadro Texto de la pregunta: hemos utilizado el siguiente ejemplo: " ¿Acepta participar en esta encuesta que le enviamos (agregue el nombre de su organización si es necesario)?

6. Deje en claro a los encuestados cómo planea usar esos datos: en nuestro ejemplo, agregamos que ' los datos recopilados se utilizarán para mejorar los productos y servicios ofrecidos a nuestros clientes'.

7. En el cuadro desplegable Tipo de pregunta, seleccione Opción múltiple (solo una respuesta).

8. Seleccione sus Opciones de visualización.

9. Escriba sus opciones de respuesta: asegúrese de que cada respuesta se escriba en su propia línea:

• Me complace participar en esta encuesta que me envió (nombre de su organización)
• No quiero participar en esta encuesta

10. Haga clic en Agregar pregunta.

11. Los encuestados que hacen clic en el botón y dicen que están contentos de participar en sus encuestas que cumplen con GDPR pueden continuar respondiendo su cuestionario. Recuerde asegurarse de contar con los procesos de exclusión adecuados, utilizando la lógica de omisión.

12. Si hacen clic en el botón que dice que no desean participar en su encuesta, no pueden continuar con el cuestionario. Luego debe configurar Skip Lógica para enviar al encuestado directamente a la página de agradecimiento de su encuesta.

13. Cree su propia página de agradecimiento : aquí puede agradecerles por su tiempo y explicar por qué necesita el consentimiento para recopilar datos personales.

Consejo útil *: configure todas las preguntas en su encuesta antes de establecer las reglas lógicas de omisión.

Ejemplo de consentimiento GDPR para correo electrónico y fines de marketing

Dependiendo de su negocio, puede tener diferentes razones para contactar a los consumidores con encuestas que cumplen con GDPR. La nueva regulación establece un estándar alto para el consentimiento, ofreciendo a las personas una elección y control real. Como especifica la guía de ICO sobre Consentimiento de GDPR : Sea específico y "granular" para que obtenga un consentimiento por separado para cosas separadas. El consentimiento vago o general no es suficiente.

Es posible que desee detallar las diferentes razones por las que se comunicará con sus clientes, como se muestra en nuestro ejemplo de plantilla de GDPR a continuación.

Consejos útiles sobre GDPR

• La introducción de GDPR brinda a las organizaciones la oportunidad de generar confianza en el mercado. Puede obtener una ventaja competitiva al comunicarse con los clientes de una manera más personal y atractiva

• El consentimiento requiere una aceptación positiva, como lo demuestra nuestra guía para crear una encuesta que cumpla con GDPR. No use recuadros previamente marcados o cualquier otro método de consentimiento por defecto

• La orientación sobre el cumplimiento completo de GDPR en toda su organización es un trabajo para su Oficial de Protección de Datos, pero podemos ayudarlo a comprender un poco sobre el envío de encuestas en línea. Póngase en contacto si desea acceder a nuestras plantillas GDPR

El consentimiento para participar en sus encuestas puede no ser siempre necesario y, de hecho, puede ser inadecuado o engañoso a veces, en estos casos, puede haber una base legal diferente para procesar los datos que pueden ser más relevantes. En algunos casos, es posible que la encuesta no solicite absolutamente ningún dato personal y, por lo tanto, dichas encuestas no requerirían consentimiento.

Descubra qué tan bien preparado está o si todavía hay algunos problemas de protección de datos que debe considerar con nuestro verificador de cumplimiento GDPR . Recibirá una revisión de cada respuesta en la página de resultados al final de la encuesta. El sitio web de IT Governance proporciona más información sobre cómo obtener el consentimiento explícito en virtud del GDPR .

Descargo de responsabilidad: esta publicación de blog no constituye asesoramiento legal ni garantiza el cumplimiento de ninguna legislación, incluida GDPR. Solo está pensado como información de fondo para complementar su conocimiento y conciencia. Le recomendamos que obtenga el asesoramiento de un individuo adecuadamente calificado para que lo guíe y garantice su cumplimiento.